Thuiswerken en vergoedingen: wat mag wel en wat niet

Laatst bijgewerkt: januari 2026

Voor payrollprofessionals is het belangrijk om thuiswerkvergoedingen fiscaal correct te verwerken, zodat medewerkers optimaal worden ondersteund en de werkgever belastingvoordeel behoudt.

In dit artikel leggen we uit welke vergoedingen en voorzieningen wel onbelast mogen, welke onder de WKR vallen, en hoe je grip houdt op je administratie.

Waarom thuiswerkvergoedingen relevant zijn

Sinds 2020 werken steeds meer medewerkers deels of volledig thuis. Dit brengt kosten met zich mee:

• Energie en gas
• Internet en telefoon
• Meubilair (stoel, bureau)
• Kantoormaterialen zoals printerpapier of laptops

Als payrollprofessional is het jouw taak om te zorgen dat vergoedingen fiscaal correct en transparant worden verwerkt.

Onbelaste vergoedingen en gerichte vrijstellingen

Sommige vergoedingen voor thuiswerken vallen onder gerichte vrijstellingen en gaan niet ten koste van de WKR vrije ruimte.

Voorbeelden

• Thuiswerkvergoeding voor extra kosten: energie, water, internet (maximaal €2 per dag in 2026)
• Arbeidsmiddelen noodzakelijk voor werk: laptop, monitor, toetsenbord, muis, bureaustoel
• Kantoorbenodigdheden: papier, pennen, kleine verbruiksartikelen

Tip: Alleen kosten die direct verband houden met werk mogen onbelast worden vergoed. Privégebruik valt onder de normale WKR-aanduiding.

Vergoedingen die wel onder de vrije ruimte vallen

Kosten die niet onder gerichte vrijstellingen vallen, moeten uit de vrije ruimte worden betaald:

• Extra schoonmaakkosten thuis
• Vergoeding voor luxe ergonomische meubels boven normaal niveau
• Softwarelicenties die ook privé gebruikt kunnen worden

Deze vergoedingen tellen mee voor de vrije ruimte van 2,00% + 1,18% boven €400.000 loonsom (2026). Overschrijding leidt tot 80% eindheffing.

Praktische tips voor payroll professionals

1. Documenteer alles: leg vast welke kosten vergoed worden en hoe ze worden berekend.
2. Controleer WKR-indeling: bepaal of het gaat om gerichte vrijstellingen of vrije ruimte.
3. Communiceer beleid helder: medewerkers moeten weten wat onbelast vergoed wordt en wat niet.
4. Monitor ruimte door het jaar heen: voorkom eindheffingen door tijdige bijsturing.

Payrollsoftware zoals Youforce helpt realtime inzicht te krijgen in de vrije ruimte en vergoedingen correct te verwerken.

Grip houden op thuiswerkvergoedingen

Door structureel beleid, correcte registratie en monitoring weet je precies hoeveel van de WKR vrije ruimte nog beschikbaar is. Dit voorkomt verrassingen en zorgt voor een zorgeloze HR-administratie.

Ontdek hoe Youforce je helpt met grip op thuiswerkvergoedingen en payroll

Bekijk ook: Werkostenregeling: zo haal je er maximaal resultaat uit