Werkkostenregeling: zo haal je er maximaal resultaat uit

Laatst bijgewerkt: januari 2026

De werkkostenregeling (WKR) geeft je als werkgever ruimte om medewerkers extra’s te bieden, zonder onnodige belastingdruk. Denk aan vergoedingen, voorzieningen en arbeidsmiddelen die bijdragen aan goed werkgeverschap én tevreden medewerkers.

In dit artikel leggen we de WKR helder en praktisch uit.

Wat is de werkkostenregeling?

Met de werkkostenregeling kun je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Dat betekent:

Medewerkers betalen er geen loonbelasting over
Jij gebruikt hiervoor de vrije ruimte
Ga je daaroverheen? Dan betaal je als werkgever een eindheffing

De WKR is verplicht voor alle Nederlandse werkgevers en raakt direct je HR‑ en payrollprocessen.

Vrije ruimte WKR in 2025 en 2026

De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van je organisatie. Voor 2025 en 2026 gelden dezelfde percentages:

2,00% over de eerste €400.000 van de loonsom
1,18% over het bedrag daarboven

Voorbeeld: vrije ruimte berekenen

Een organisatie met een fiscale loonsom van €900.000 heeft:

2,00% × €400.000 = €8.000
1,18% × €500.000 = €5.900

Totale vrije ruimte: €13.900

Tip: ongebruikte vrije ruimte vervalt aan het einde van het kalenderjaar. Tijdig inzicht voorkomt verrassingen.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Kom je boven de beschikbare vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever een eindheffing van 80% over het meerdere.

Goed om te weten:

Geen premies werknemersverzekeringen
Geen bijdrage Zorgverzekeringswet
De medewerker merkt hier niets van

Slim sturen op je WKR voorkomt onnodige kosten.

Gerichte vrijstellingen: slim en belastingvrij

Niet alles hoeft uit de vrije ruimte te komen. Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen die onbelast zijn en geen vrije ruimte gebruiken. Mits je aan de voorwaarden voldoet.

Veelgebruikte gerichte vrijstellingen

Reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer
Openbaar vervoer voor woon‑werk en zakelijke reizen
Opleidingen, cursussen en congressen
Vergoeding voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Verhuiskosten bij een nieuwe functie
Thuiswerkvergoeding voor extra thuiswerkkosten

Deze vrijstellingen zijn fiscaal het meest efficiënt en verdienen altijd de voorkeur.

Nihilwaarderingen: voorzieningen zonder fiscale impact

Sommige voorzieningen hebben een nihilwaardering. Ze tellen fiscaal voor €0,- mee en drukken dus niet op je vrije ruimte.

Voorbeelden van nihilwaarderingen

Koffie, thee en fruit op de werkplek
Bureau, stoel en andere vaste werkplekvoorzieningen
Internet en telefoon op de werkplek

Voorwaarde is meestal dat de voorziening op de werkplek wordt gebruikt.

Noodzakelijkheidscriterium: onmisbare middelen onbelast

Arbeidsmiddelen die noodzakelijk zijn voor het werk kun je onbelast verstrekken, ook bij privégebruik.

Denk aan:

Laptop of tablet
Smartphone
Specifiek gereedschap

Zolang jij als werkgever de noodzaak kunt onderbouwen, blijft dit buiten de vrije ruimte.

Gebruikelijkheidscriterium

Alles wat je aanwijst binnen de WKR moet gebruikelijk zijn:

De vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties normaal is.

Kortom: het moet logisch, verdedigbaar en uitlegbaar zijn richting Belastingdienst.

Zo houd je grip op je WKR

Een goede WKR‑administratie is essentieel:

Leg vast welke kosten je aanwijst als eindheffingsloon
Scheid gerichte vrijstellingen van vrije‑ruimte‑kosten
Monitor gedurende het jaar je beschikbare ruimte
Voorkom verrassingen bij de laatste aangifte

Bij organisaties met meerdere bv’s kan de concernregeling extra ruimte bieden.

Vooruitblik: wijziging vanaf 2027

Vanaf 1 januari 2027 stijgt het percentage van de vrije ruimte over de eerste €400.000 loonsom naar 2,16%. Het percentage boven €400.000 blijft gelijk.

Samenvatting

Vrije ruimte WKR 2026: 2,00% tot €400.000 + 1,18% daarboven
Overschrijding = 80% eindheffing
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zijn het meest efficiënt
Continu inzicht voorkomt fiscale verrassingen

Grip op je WKR? Dat kan slimmer

Met Youforce zie je hoeveel vrije ruimte je nog hebt, welke kosten waar vallen en waar je kunt bijsturen. Zo voorkom je eindheffingen en maak je onderbouwde keuzes voor je medewerkers.