Wet Loontransparantie: zo helpt de rapportage van Youforce

Per 1 januari 2027 gaat de Wet Loontransparantie van kracht. Werkgevers krijgen daarmee de verantwoordelijkheid om inzicht te geven in hun beloningsbeleid. Naast meer openheid over functiewaardering en salarisgroei krijgen organisaties vanaf 100 werknemers te maken met een nieuwe rapportageverplichting. In dit artikel lees je hoe de rapportage van Youforce je helpt om hieraan te voldoen.

Wil je meer weten over de voorbereiding? Lees dan onze blog: Van loonkloof naar gesprek: 8 vragen om jouw HR- en salarisadministratie voor te bereiden op de Wet Loontransparantie

Wat houdt de rapportageverplichting in?

Werkgevers met 100 of meer werknemers moeten volgens het wetsvoorstel rapporteren over beloningsverschillen tussen mannen en vrouwen. De rapportage omvat het brutoloon en aanvullende of variabele beloningen, zoals bonussen en toeslagen. Daarvoor groepeer je werknemers die hetzelfde of gelijkwaardig werk doen in categorieën. Per categorie rapporteer je statistische gegevens, zoals het gemiddelde, de mediaan en de kwartielen, uitgesplitst naar geslacht.

Bedraagt het gemiddelde loonverschil binnen een categorie minimaal 5%, dan moet de werkgever eerst nagaan of hiervoor een objectieve, genderneutrale verklaring is. Ontbreekt zo’n verklaring, dan volgt een loonevaluatie. Werkgevers onderzoeken hierin samen met bijvoorbeeld de ondernemingsraad of vakbonden hoe de loonverschillen zijn ontstaan en welke maatregelen nodig zijn om eventuele ongerechtvaardigde verschillen weg te nemen.

Alleen de cijfers aanleveren is dus niet genoeg. Je moet vooral kunnen onderbouwen waar de verschillen vandaan komen.

Een rapportagedashboard op vier niveaus

Youforce biedt een rapportagedashboard op vier niveaus om werkgevers hierbij te ondersteunen. Je begint met het grote plaatje en zoomt stap voor stap in op de details. Zo krijg je snel inzicht in de oorzaak van de loonverschillen:

1. Snelle signalering. Zie in één oogopslag of er functiegroepen zijn met een loonverschil van meer dan 5% tussen mannen en vrouwen.
2. Statistiek per functiegroep. Bekijk de informatie die de voorgenomen wet uitvraagt, zoals het gemiddelde, de mediaan en de kwartielen. Die zijn conform de regelgeving gesplitst naar jaar- en uurbasis en, waar van toepassing, per geslacht.
3. Overzicht van werknemers. Zie per functiegroep welke medewerkers meetellen en welke gegevens zijn gebruikt. Zo ontdek je snel uitschieters naar boven of beneden die een eventuele loonkloof verklaren.
4. Specificatie per werknemer. Bekijk de looncomponenten die een hoger of lager salaris kunnen verklaren, zoals ervaringsjaren, functietoeslagen, onregelmatigheidstoeslagen en bonussen. Youforce levert een aantal standaardverklaringen waar je zelf componenten aan kunt toevoegen die specifiek gelden voor jullie organisatie of bedrijfstak.

Met het dashboard houd je het hele jaar grip op je loonkloof:

• Verschillen signaleren. Je ziet loonverschillen al tijdens het jaar ontstaan en herstelt ze voordat het jaar is afgerond.
• Verschillen onderbouwen. Je kunt op elk moment uitleggen waarom een verschil gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld door een verschil in werkervaring of werkzaamheden.

Automatisch gevuld en altijd actueel

Om het werk makkelijker te maken en fouten te voorkomen, wordt het dashboard automatisch bijgewerkt met gegevens van medewerkers in loondienst uit de HR-administratie. Omdat vrijwel geen enkel bedrijf dezelfde functienamen en -omschrijvingen hanteert voor vergelijkbare werkzaamheden, moeten organisaties deze wel zelf koppelen aan de functiecategorieën in Youforce. Een goede indeling is daarbij essentieel voor een betrouwbare rapportage.

In de praktijk is dat best lastig. Veel werkgevers zoeken nog naar een passende indeling. Het ministerie van SZW biedt hiervoor een handreiking en sommige cao-organisaties bieden ondersteuning. Klanten van Youforce kunnen met elkaar sparren in de groep Loontransparantie van onze community.

Uitzendkrachten

Ook looninformatie van uitzendkrachten moet je meenemen in de rapportage. Dat vraagt om drie concrete acties:

• Uitzendkrachten vastleggen in het HR-systeem. Veel werkgevers doen dat nu nog niet.
• Aan het uitzendbureau melden in welke functiecategorie de uitzendkracht valt.
• Periodiek levert het uitzendbureau loongegevens terug. Deze importeer je in je HR-systeem.

Youforce past de standaardworkflows aan, zodat je een uitzendkracht gemakkelijk vastlegt en de vereiste gegevens voor de rapportage meteen worden aangeleverd. Om werkgevers hierbij te ondersteunen, bereiden wij onze software voor om op grote schaal gegevens van uitzendmedewerkers te importeren, zowel van nieuwe medewerkers als looninformatie van bestaande medewerkers.

Momenteel beraadt de uitzendbranche (ABU en NBBU) zich nog op een uniform leveringsformaat voor deze gegevens, omdat uitzendbureaus met veel sectoren werken. Zodra dit bekend is, passen wij dit formaat toe in Youforce.

Exportbestand voor de overheid

Verder werken we aan een exportfunctie voor werkgevers met een rapportageverplichting. Daarmee maak je vanuit het Youforce-dashboard direct een rapportagebestand voor het monitoringsorgaan van het ministerie van SZW. De technische specificaties en aanlevermethode worden nog door de overheid vastgesteld. Zodra deze bekend zijn, stemmen we de exportfunctie daarop af.

Begin nu met de voorbereiding

Wacht niet tot de eerste rapportageverplichting om met loontransparantie aan de slag te gaan. Met het rapportagedashboard en de HR-software van Youforce krijg je inzicht in beloningsverschillen en ontdek je waar extra aandacht nodig is. Zo bereid je jouw organisatie tijdig voor op de nieuwe wetgeving.

Benieuwd waar jouw organisatie staat? Doe de loonkloof-scan en ontdek het in twee minuten.