Digitalisering hoeft geen meerjarenprogramma te zijn. Met een helder plan, scherpe keuzes en aandacht voor je mensen kun je in korte tijd al concrete stappen zetten. Dit stappenplan helpt je om gericht te starten, draagvlak te creëren en stap voor stap meetbare resultaten te boeken.
Digitalisering begint met inzicht. Breng in kaart welke HR-processen nog (deels) handmatig verlopen, hoeveel overdrachtsmomenten er zijn en waar vertraging of fouten ontstaan. Kijk ook kritisch naar invoer aan de bron: worden gegevens vastgelegd door de juiste personen, op het juiste moment?
Betrek hierbij HR, leidinggevenden en medewerkers. Hun ervaringen laten vaak precies zien waar processen onnodig complex zijn en waar snelle verbeteringen mogelijk zijn.
Formuleer concrete en meetbare doelen, zoals kortere doorlooptijden, minder handmatige handelingen, hogere datakwaliteit of kostenbesparing. Bepaal daarbij ook wat het succes is voor medewerkers en leidinggevenden: minder administratieve lasten, meer overzicht of snellere afhandeling.
Koppel deze doelen aan bredere organisatiedoelstellingen, zoals strategische personeelsplanning, kostenbeheersing of medewerkerstevredenheid. Dat vergroot het draagvlak en helpt om prioriteit en budget te krijgen.
Bekijk welke functionaliteiten je huidige systemen al bieden en waar kansen onbenut blijven. Vaak is er meer mogelijk dan gedacht. Breng daarnaast in kaart welke processen nu buiten de systemen om worden opgelost, bijvoorbeeld in Excel of via e-mail.
Ga in gesprek met leveranciers over integraties, automatiseringsmogelijkheden en best practices uit de praktijk. Zo voorkom je dubbel werk, onnodig maatwerk en oplossingen die niet toekomstbestendig zijn.
👉 Wil je weten hoe digitaal jouw organisatie is? Ontdek in vijf minuten waar je staat met onze digitalisering scan en begin vandaag nog met besparen!
Een goede planning voorkomt vertraging en frustratie. Werk met een duidelijke fasering en bepaal per stap wat nodig is aan tijd, capaciteit en expertise. Begin met processen waar de winst het grootst is en de impact voor gebruikers direct merkbaar.
Plan bewust ruimte in voor testen, feedback en bijsturing. Digitalisering is geen eenmalige actie, maar een iteratief proces waarin leren en verbeteren centraal staan.
Digitalisering slaagt alleen als mensen begrijpen waarom veranderingen nodig zijn en wat het hen oplevert. Communiceer daarom helder en consistent over het doel, de aanpak en de voordelen.
Betrek medewerkers en leidinggevenden vroegtijdig, geef hen een actieve rol en maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Werk nauw samen met IT en stem af met andere lopende projecten om overbelasting te voorkomen. Goede adoptie is minstens zo belangrijk als de techniek zelf.
Kies op basis van de nulmeting één proces als pilot dat snel waarde oplevert, zoals declaraties, contractbeheer of ziekmeldingen. Start klein, meet het effect en leer van de ervaringen in de praktijk.
Werkt het goed? Dan schaal je gericht op naar andere processen. Zo bouw je stap voor stap aan een samenhangend, efficiënt en toekomstbestendig digitaal landschap, zonder grote risico’s of verstoringen in de dagelijkse operatie.
Met deze zes stappen maak je digitalisering behapbaar en concreet. Geen groot programma, maar gerichte verbeteringen die direct merkbaar zijn voor HR, leidinggevenden en medewerkers. Begin vandaag, boek snel resultaat en bouw vanuit daar verder aan HR-processen die ondersteunen in plaats van vertragen.