In dit digitale tijdperk lijken de mogelijkheden van HR-software eindeloos. Automatisering, slimme koppelingen, apps en digitale assistenten beloven snellere processen en meer ruimte voor strategisch HR. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties slechts een deel van die mogelijkheden benutten. Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, legt uit waarom dit gebeurt, hoe je dat patroon doorbreekt en welke rol je als leverancier daarin speelt.
HR-software wordt maar deels gebruikt
Vrijwel iedere organisatie beschikt tegenwoordig over HR-software. Maar wie beter kijkt, ziet dat veel functionaliteiten nauwelijks worden gebruikt. Processen die volledig automatisch kunnen verlopen, worden nog steeds handmatig verwerkt. Denk aan het overtypen van gegevens, het versturen van declaraties per mail of het telefonisch doorgeven van een ziekmelding.
Volgens Jan Ewoud ligt dat zelden aan technische beperkingen. “De software kan vrijwel elk proces sneller en slimmer afhandelen,” zegt hij. “De uitdaging zit in hoe organisaties ermee omgaan.”
Oude werkwijzen blijven hardnekkig bestaan
“Organisaties benutten nog niet de helft van alle functionaliteiten,” zegt Jan Ewoud. “Wij beloven iedereen een ‘zorgeloze HR-ervaring’ maar dan moet je het systeem wel optimaal benutten. Onze uitdaging om dit te bereiken gaat verder dan handleidingen of de introductie van Youforce via een webinar of klasje.”
“Wat we vaak zien, is dat organisaties vasthouden aan een bestaande inrichting,” legt Jan Ewoud uit. “Na een wisseling van functioneel beheerder, bij gebrek aan tijd of een bezuinigingsronde heeft optimalisatie vaak geen prioriteit. Zolang alles maar werkt, wordt dan vaak gedacht.”
Het gevolg is sluipende achteruitgang. Koppelingen verouderen, processen sluiten niet meer aan op de praktijk en nieuwe functionaliteiten blijven ongebruikt. “Organisaties zakken ongemerkt terug naar inefficiënte werkwijzen,” zegt Jan Ewoud. “Met meer handmatige controles, foutgevoelige mutaties en onnodige vertragingen.”
Dat heeft direct een negatieve impact op de kosten, de medewerkerstevredenheid en de tijd die HR-professionals kwijt zijn aan administratie. Dat is zonde, want de software kan juist voor meer efficiëntie en een hoger rendement zorgen als je alle mogelijkheden goed benut.
Inzicht creëren met een digitaliseringsscore
Tegelijkertijd zien wij ook klanten die hun HR-processen wél slim hebben ingericht.
“Die maken intensief gebruik van automatisering, apps en integraties,” vertelt Jan Ewoud. “En dat zie je terug in de klanttevredenheid.”
Dat inzicht vormde de aanleiding voor de introductie van de digitaliseringsscore. Deze score maakt zichtbaar hoe goed een organisatie de HR-software benut. “We beoordelen klanten op verschillende onderdelen en geven een score van 1 tot 10,” legt Jan Ewoud uit. “Ons doel is een gemiddelde van 8,5. Daar committeren wij ons ook aan.”
Benieuwd naar jouw digitaliseringsscore?
👉 Ontdek binnen vijf minuten waar jij staat en hoe je eenvoudig kunt besparen met digitale processen.
De score kijkt onder meer naar de mate van automatisering: hoeveel stappen in een proces zijn handmatig en hoeveel verlopen automatisch? Worden er nog Excel-bestanden gebruikt? Hoe zijn mutatiestromen ingericht? Hoeveel goedkeuringslagen zijn er bij processen als verzuim en declaraties? En maken medewerkers gebruik van de app?
Ook integraties en datakwaliteit spelen een belangrijke rol.“Data moet je maar één keer invoeren, ook als je het inzet voor meerdere systemen,” zegt Jan Ewoud. “Met moderne koppelingen en API’s bespaar je veel tijd en voorkom je fouten.”
Volgens hem werkt de digitaliseringsscore als katalysator. “Bestuurders zien in één oogopslag waar ze staan. En zowel bij klanten als onze eigen collega’s ontstaat er beweging. Zo’n rapportcijfer prikkelt: mensen willen beter gebruikmaken van wat er allemaal mogelijk is. Dat is een gezamenlijk doel waar we elke dag aan werken.”
Waar laten organisaties kansen liggen?
Door deze analyses worden patronen duidelijk zichtbaar. Eén daarvan is het gebruik van verouderde koppelingen.
“Veel organisaties draaien nog op file-transfers die jaren geleden zijn ingericht,” aldus Jan Ewoud. “Ze doen het nog, maar zijn traag, foutgevoelig en staan innovatie in de weg.”
Ook mobiele mogelijkheden blijven vaak onderbenut. “Verlof aanvragen via desktop, declaraties per mail, telefonisch ziekmelden, dat kost iedereen in de organisatie enorm veel tijd. Terwijl je het via een app in enkele seconden afhandelt.”
“Daarnaast zien we door angst om fouten te maken veel onnodige controles. Salarisadministrateurs lopen elke maand bruto-nettoverschillen na of sturen mutaties herhaaldelijk terug omdat ze niet compleet zijn. Dat is werk dat je grotendeels kunt voorkomen met een goede inrichting.” “En zelfs als je vlekkeloos van start gaat na een succesvolle implementatie, ligt inefficiëntie voortdurend op de loer. Na verloop van tijd verslapt de aandacht, worden processen niet meer geëvalueerd en blijven nieuwe functionaliteiten op de plank staan, waardoor het systeem langzaam maar zeker stilvalt.”
Digitalisering als versneller van HR-processen
Volgens Jan Ewoud zijn veel van de genoemde knelpunten makkelijk te verhelpen met bestaande digitale technologieën.
“Digitalisering is overal. We gebruiken het dagelijks, vaak zonder dat het opvalt. De vraag is niet óf je het inzet, maar hoe.”
Hij pleit voor een organisatiebrede aanpak, waarin digitalisering een strategische rol krijgt. “Het draait om het creëren van een cultuur waarin handmatig werk niet langer acceptabel is en je voortdurend streeft naar verbetering. Dat vraagt structuur, draagvlak en duidelijke keuzes.”
Een concreet voorbeeld is het gebruik van digitale HR-assistenten en selfservice-oplossingen. “Daarmee kun je veel repetitieve vragen direct beantwoorden,” zegt Jan Ewoud. “Zo haal je administratieve taken weg bij HR en ontstaat ruimte voor wat echt telt: aandacht voor persoonlijke ontwikkeling, menselijk contact en strategisch werk om de organisatie toekomstbestendig te maken.”
Digitalisering kan processen aanzienlijk versnellen, maar empathie en context blijven mensenwerk. “Echt verbinding maken, emoties herkennen, dat kan technologie nog niet,” benadrukt hij. “Daar zit de kracht van HR.”
HR wordt eenvoudiger – mits je meebeweegt
De kernboodschap is helder: digitalisering is geen oplossing voor menselijke interactie, maar tilt HR naar een hoger niveau. HR wordt eenvoudiger, maar alleen als organisaties bereid zijn mee te bewegen. “Wie vasthoudt aan oude processen en werkwijzen, blijft tijd verliezen en komt voortdurend mensen tekort,” zegt Jan Ewoud. “Organisaties die digitalisering strategisch inzetten, zien dit terug in snellere processen, lagere kosten en tevreden medewerkers.”
De belofte van zorgeloos HR komt pas echt tot leven wanneer organisaties durven te optimaliseren, integraties moderniseren en digitale oplossingen actief omarmen. “Begin met het slim inrichten van eenvoudige, digitale processen aan de voorkant,” besluit Jan Ewoud. “Dan ben je al een heel eind op weg.”
Doe de Digitaliseringsscan
Ontdek binnen vijf minuten waar jij staat en hoe je eenvoudig kunt besparen met digitale processen.
