Jouw medewerkers verliezen gemiddeld 2,5 uur per dag aan zoeken en schakelen tussen systemen. Dat is meer dan tien uur per maand, oftewel ruim anderhalve werkdag per persoon. Toch blijft dit vaak onzichtbaar. Medewerkers zijn er gewoon aan gewend. En precies dat is het probleem.
Tijdens de HR Morgen Webinarweek deelde Jan Ewoud ten Brinke, Commercieel Directeur bij Youforce, zijn visie op employee experience en waarom die begint bij de keuze voor het juiste HR-platform en niet bij een zoveelste losse tool. Hier de belangrijkste inzichten.
Hoeveel HR-tools gebruiken managers in jouw organisatie dagelijks? Uit onderzoek van Gartner en Josh Bersin blijkt het gemiddelde te liggen tussen de acht en twaalf tools per organisatie. Recruitmentsysteem, verzuimtool, talentplatform, HR-systeem, salarissysteem en dan tellen we de Arbo-portals en extern inloggen nog niet mee.
Veel tools worden niet ervaren als aparte systemen, omdat single sign-on het lijkt te verbloemen. Maar de onderliggende versnippering is er wel degelijk. En die heeft serieuze gevolgen.
74% van medewerkers ervaart frustratie door te veel systemen. Dit is geen HR-probleem, dit is een productiviteitsprobleem.
Systemen die niet goed aan elkaar hangen, produceren data die niet klopt. Adreswijziging in het ene systeem, niet in het andere. Noodgegevens die ergens blijven hangen. Rapportages die vanuit drie verschillende bronnen komen. Bij een versnipperd landschap is de kans op datakwaliteitsproblemen drie keer groter.
Elke keer dat een manager of medewerker wisselt van systeem, kost dat tijd. Niet alleen de handeling zelf, maar ook de mentale omschakeling: welk systeem had ik ook alweer nodig? Waar stond dat ook alweer? Onderzoek suggereert dat dit kan oplopen tot twintig minuten per switch. Tel dat maar eens op over een werkweek.
Meer dan de helft van de webinar-deelnemers gaf aan dat medewerkers het HR-systeem regelmatig omzeilen. Ze sturen een Teams-berichtje, bellen HR, of sturen een mailtje. Zelfs als het systeem de informatie prima zelf kan geven. Niet omdat ze onwillig zijn, maar omdat het systeem niet soepel genoeg werkt, of niet gevonden wordt op het moment dat het nodig is.
"Als je zo'n systeem hebt en je richt het goed in, dan gaat het percentage omzeilers vanzelf naar beneden. Hoe makkelijker het wordt, hoe meer ze het systeem volgen." - Yvette Minderhoud, Senior HR-professional en webinar host
Veel organisaties starten met één systeem: een ERP of een basis HR-pakket. Best practices, één platform, overzichtelijk. Maar na een jaar blijkt dat recruitment en verzuim niet goed ondersteund worden. En die specifieke cao al helemaal niet. Dus er komt een recruitmentsysteem bij. Dan een verzuimtool. Dan een add-on voor diploma validatie. En voor je het weet zit je op tien systemen. Niet door slechte beslissingen, maar door het ontbreken van een helder vertrekpunt: de employee journey.
Jan Ewoud adviseert organisaties om te beginnen bij de vraag: hoe ziet de lifecycle van een medewerker eruit, van indienst- tot uitdiensttreding? En pas daarna: welke systemen hebben we daarvoor nodig?
Wil je jouw HR-landschap vereenvoudigen? Dit is de aanpak die Jan Ewoud aanbeveelt:
Breng in kaart hoe een medewerker jouw organisatie ervaart: van werving en onboarding tot ontwikkeling en uitstroom. Wat raakt hij? Waar loopt hij tegen aan? Dit geeft richting aan alles wat daarna komt.
Zodra de journey helder is, bepaal je welke systemen die journey ondersteunen. Wees kritisch: elke extra tool brengt ook beheerslast, contracten en integratie-uitdagingen mee. Niet alles hoeft op Champions League-niveau ingericht te zijn. Soms is een degelijke basis het beste.
HR-systemen zijn geen HR-probleem alleen. IT bepaalt mee welke oplossingen mogelijk zijn. Finance kijkt naar de kosten. Samenwerking tussen deze drie partijen is geen luxe, maar juist de kortste weg naar een goed besluit.
Pas als de interne behoefte helder is, ga je naar de markt. Dan weet je wat je zoekt en kun je een leverancier kiezen die past bij jouw employee journey en niet andersom.
Een goede keuze vandaag moet ook over drie jaar nog kloppen. Kies een HR-platform dat de Nederlandse wet- en regelgeving ondersteunt, integreert met de specialisten die je nodig hebt, en meeschaalt met jouw ambities.
Youforce biedt een volledig HR- en Salarisplatform dat alle HR-thema's diepgaand ondersteunt: Workflows, verzuim, HR-cyclus, salaris, medewerkersdossiers en de Youforce App. Voor specialistische onderwerpen als recruitment, opleidingen en HR-cyclus werkt Youforce samen met de beste Nederlandse partijen, maar dan wel geïntegreerd binnen hetzelfde platform. Één contract, één koppeling, één gebruikerservaring.
70% van alle HR-mutaties en wijzigingen gebeurt via de Youforce App. Managers keuren verlofaanvragen goed in de trein, medewerkers dienen zelf declaraties in. En dit alles zonder HR te hoeven bellen.
70% van HR-mutaties en wijzigingen verloopt via de Youforce App
De vraag is niet of employee experience iets is voor jouw organisatie, maar waar je begint. Jan Ewoud is helder: begin bij de journey, trek samen op met IT en Finance, en maak bewuste keuzes over je systemen. Niet te groot, niet te complex. Gewoon beginnen.
Want medewerkers die 10 uur per maand verliezen aan zoeken en schakelen, die gun je dat toch liever niet?
Bekijk het webinar terug en ontdek hoe jij met een verbonden HR-platform de employee experience in jouw organisatie concreet verbetert.