Sta je op het punt om HR-processen te digitaliseren of merk je dat de huidige software niet meer aansluit bij jullie manier van werken? Dan is dit hét moment om kritisch te kijken naar je HR-software. Maar waar begin je? En hoe voorkom je dat je kiest voor een oplossing die in de praktijk niet of verkeerd wordt gebruikt?
Met onderstaande stappen krijg je grip op het selectie- en implementatieproces en maak je een keuze die past bij jouw organisatie, nu én in de toekomst.
Een goede keuze begint met inzicht. Welke HR-processen verlopen nog handmatig? Waar gaat dagelijks veel tijd verloren aan overtypen, afstemmen of controleren? Denk aan dagelijkse processen als verlofaanvragen, ziekmeldingen of declaraties, maar ook aan onderwerpen waar je minder vaak mee bezig bent, zoals strategische personeelsplanning.
Ga in gesprek met HR, maar betrek ook leidinggevenden en medewerkers. Waar lopen zij tegenaan? Door knelpunten helder te maken, weet je precies welke processen vragen om verbetering.
👉 Wil jij weten hoe de digitalisering van jouw HR-organisatie ervoor staat? Ontdek het binnen vijf minuten met onze scan.
Waar wil je HR-software voor inzetten? Wil je vooral tijd besparen, fouten verminderen of meer grip krijgen op data? Of wil je dat medewerkers makkelijk en zelfstandig hun HR-zaken regelen zodat jullie HR-team meer tijd krijgt voor strategisch werk?
Koppel dit aan bredere organisatiedoelen, zoals kostenbeheersing, compliance of medewerkerstevredenheid. Zo voorkom je dat software een doel op zich wordt.
Stel een business case op van je investering en beperk je niet tot licentiekosten en de implementatie. Hoe vaak is onderhoud nodig, wat zijn de integratiekosten met andere platforms? En hoeveel kost aanvullend advies of extra trainingen voor medewerkers?
Heb je alle kosten in kaart gebracht? Bereken dan wat je bespaart per proces. Moderne systemen helpen vaak ook direct kosten te besparen, bijvoorbeeld met slimme processen voor contractbeheer en inzetbaarheid. Voor draagvlak bij de directie is het belangrijk om continu zicht te houden op het rendement van je investering. Informeer daarom of het systeem een dashboard biedt dat de opbrengst inzichtelijk maakt.
HR-software biedt vaak veel meer mogelijkheden dan je daadwerkelijk nodig hebt. Daarom is het belangrijk om duidelijke keuzes te maken. Welke processen hebben het meest baat bij krachtige digitale ondersteuning? En welke functionaliteiten voegen de meeste waarde toe ten opzichte van de huidige oplossing?
Als je weet wat je nodig hebt, wordt de zoektocht een stuk eenvoudiger. Een overvloed aan features maakt de implementatie en het systeem bovendien nodeloos complex. Je riskeert zo extra kosten en ontevreden gebruikers.
Een succesvolle HR-oplossing staat of valt met het gebruik. Hoe intuïtief is de software voor HR, leidinggevenden en medewerkers? Kunnen zij na een korte introductie zorgeloos aan de slag of staat de telefoon van de helpdesk de hele dag roodgloeiend?
Gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers draait vaak om een intuïtieve en toegankelijke app, waarmee ze eenvoudig en snel hun HR-zaken regelen. Voor HR-professionals en leidinggevenden staat efficiëntie centraal. Met handige workflows en overzichtelijke processen willen zij hun dagelijkse taken sneller en foutloos uitvoeren.
Het kiezen van HR-software doe je niet alleen. Betrek HR, IT, finance en eindgebruikers bij de selectie. Stel vooraf duidelijke criteria op en bepaal wat het zwaarst weegt: functionaliteit, gebruiksgemak, integraties of support.
Maak een shortlist van leveranciers en vraag om een persoonlijke demo, afgestemd op jullie eigen processen. Zo zie je direct hoe de software werkt en of het aansluit bij jullie doelstellingen. Daarnaast werken de meeste leveranciers met referenties. Ga in gesprek met een organisatie uit jouw branche. Zo krijg je een realistisch beeld van de implementatietijd, hoor je ervaringen van de werkvloer en ontdek je mogelijke valkuilen.
HR-software staat nooit op zichzelf. Je wilt voor elk proces werken met de beste oplossing en dat vind je zelden allemaal in een pakket. Onderzoek daarom hoe je de nieuwe software kunt koppelen met aanvullende systemen zoals roosterplanning, de boekhouding of Identity & Access Management. Denk ook aan integraties die onmisbaar zijn voor jouw HR-administratie zoals arbodiensten, UWV en de Belastingdienst.
Verder is het belangrijk dat de software meegroeit met je organisatie. Wordt het platform actief doorontwikkeld, bijvoorbeeld met AI-toepassingen, en blijft het altijd up-to-date met wet- en regelgeving? Ga na of jouw leverancier een roadmap hanteert. Zo krijg je direct inzicht in geplande ontwikkelingen en de innovatiekracht.
Een succesvolle start met nieuwe software begint bij een goede implementatie. Hanteert de leverancier een duidelijke aanpak? Hoe is het projectteam samengesteld? Hebben jouw medewerkers daarin ook een actieve rol? Daarnaast is goede data de levensader van elk HR-systeem. Kijk kritisch naar de datamigratie. Zijn er duidelijke templates en hoe wordt geborgd dat alle gegevens correct zijn overgezet?
Informeer ook naar best practices. Waarom het wiel opnieuw uitvinden als het ergens anders al op rolletjes loopt? Een leverancier met een bewezen oplossing weet hoe je processen het beste inricht zodat jij optimaal profiteert van de software.
Bij livegang is het vaak tijd voor bloemen, taart of champagne. Maar dit is ook het moment dat betrokken leveranciers zich onderscheiden van de rest. Natuurlijk is alles getest en werkt het zonder fouten, maar hoe zorg je dat de rest van de organisatie het nieuwe platform omarmt en er vanaf dag 1 zorgeloos mee aan de slag gaat?
Vraag of er ruimte is voor training en persoonlijke begeleiding. En hoe ziet het naslagwerk eruit? Zijn dat eindeloze pdf-documenten of toegankelijke video’s die direct duidelijk maken hoe het werkt? Pas als medewerkers fan zijn van je software haal je maximaal rendement uit je investering.
Graag denken we mee in jullie selectietraject. Youforce biedt organisaties Zorgeloos HR met ons innovatieve HR- & Salaris platform en onze ondersteunende diensten. Hiermee verhogen wij de digitaliseringsgraad, bieden we de beste gebruikerservaring en garanderen wij 100% rendement met Smart Triggers.