De aanschaf van nieuwe HR-software kost veel tijd, geld en slurpt energie. Desondanks maken organisaties regelmatig een verkeerde keuze en verschuilen zich vervolgens achter tekortkomingen van het nieuwe systeem. De werkelijke oorzaak heeft vaak niets met de software te maken, maar is het gevolg van een gebrek aan inzicht over de rol en ambitie van HR in de organisatie.
Kaf van het koren scheiden
Wanneer HR-processen stroef lopen, data niet up to date is en leidinggevenden het overzicht kwijtraken, hoor je vaak dat het systeem achterhaald is en start de zoektocht naar iets nieuws.
Maar in de meeste gevallen ligt de oorzaak dieper. Niet in de software, maar in de inrichting van de organisatie, de keuzes die in het verleden zijn gemaakt en, belangrijker nog, in de ambities die voor de toekomst zijn geformuleerd. Een nieuw systeem ruimt dan niet automatisch je huidige struikelblokken op. Het vergroot hooguit wat al goed werkt en legt pijnlijk bloot wat beter moet.
Wie hier niet bij stilstaat, belandt in een uitputtend selectietraject van talloze requirements, eindeloze demo's en vergelijkingen op basis van alle mogelijke functionaliteiten. Terwijl je met de juiste uitgangspunten direct het kaf van het koren scheidt.
HR-doelstellingen zijn leidend, technologie volgt
Een veelgemaakte fout is dat IT en HR ieder hun eigen agenda hanteren binnen een selectietraject. IT stuurt op standaardisatie, veiligheid en zo min mogelijk leveranciers. HR zoekt naar betere ondersteuning van medewerkers, leidinggevenden en processen. Beide perspectieven zijn legitiem, maar zonder heldere prioritering bepaalt de technische haalbaarheid vaak de uitkomst, in plaats van de ambities van HR.
Dat werkt averechts. Technologie moet in dienst staan van mensen en beleid, niet andersom. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk laat HR zich nog te vaak beperken door het bestaande IT-landschap. De vraag moet zijn: wat heeft HR nodig om haar rol goed te vervullen? Pas daarna kijk je hoe technologie daaraan bijdraagt.
Drie vragen die je vóór de HR-software selectie moet stellen
Waar wil HR over drie jaar staan?
Niet elke HR-organisatie heeft hetzelfde karakter en vergelijkbare doelstellingen. De keuze voor een nieuw systeem hangt sterk af van de positie die HR wil innemen. Een team dat zich primair richt op een foutloze uitvoering van instroom, doorstroom en uitstroom stelt andere eisen dan een team dat zich wil ontwikkelen tot strategisch partner op het gebied van talent en organisatiecultuur.
Die keuze bepaalt niet alleen welke functionaliteiten nodig zijn, maar ook met welke systemen je moet koppelen en welke data nodig is om tot relevante inzichten te komen. Zonder een duidelijke koers vergelijk je appels met peren en maak je hoogstwaarschijnlijk een keuze op basis van de verkeerde criteria.
De opkomst van AI benadrukt nogmaals het belang om kleur te bekennen. Medewerkers en organisaties hebben begeleiding nodig bij de veranderingen die AI met zich meebrengt. Dat is geen technologievraagstuk, maar een mens- en ontwikkelvraagstuk. En dat is precies het terrein waarop HR het verschil kan maken.
Wil je meer weten over de rol van AI in HR, download dan onze whitepaper: AI in HR: van innovatie naar impact.
Past het HR-platform bij jullie visie op medewerkers?
Elk HR-platform is gebouwd vanuit een bepaalde visie op medewerkers. Dat is niet altijd zichtbaar in een demo, maar het zit diep in de logica van het systeem. Sommige platforms zijn ontworpen voor snelheid en efficiëntie, andere voor autonomie en persoonlijke groei.
De vraag is niet of een systeem rijk is aan features, maar of het past binnen jullie bedrijfsklimaat. Een systeem dat gebouwd is rond efficiëntie sluit niet goed aan bij een cultuur van vertrouwen en eigen regie, hoe uitgebreid de functionaliteit ook is. Breng daarom eerst in kaart wat HR als uitgangspunt hanteert bij het ondersteunen van medewerkers en selecteer daarna een systeem dat die visie versterkt.
Wie is straks eigenaar van het nieuwe HR-systeem?
Een systeem zonder duidelijke eigenaar groeit niet mee met de organisatie. Toch wordt eigenaarschap bij veel selectietrajecten pas na de implementatie geregeld. Dan is het echter te laat en wordt het vaak ondergebracht binnen het domein van IT.
Stel vooraf vast wie de data beheert en interpreteert, wie beslissingen neemt op basis van rapportages en wie verantwoordelijk is voor de doorontwikkeling van het platform. Zorg er ook voor dat HR de regie houdt over de inrichting van processen en de employee journey. Wordt dat overgelaten aan IT of een externe leverancier, dan verlies je de grip op je net zorgvuldig gekozen systeem.
HR-software vervangt geen beleid
Nieuwe software is vaak een goed antwoord op de vraag naar betere procesondersteuning, heldere inzichten en lagere administratieve lasten. Maar het vervangt geen governance en sturing van je organisatie. Het rendement van je HR-systeem is uiteindelijk niet alleen afhankelijk van de functionaliteiten en het prijskaartje dat eraan hangt, maar van beleidsmatige keuzes die je daarvoor al hebt gemaakt.
Een geslaagd traject voor nieuwe HR-software begint niet met de vraag welk systeem het meeste te bieden heeft, maar met de vraag: wat is het doel van HR binnen onze organisatie en welke rol speelt technologie daarin? Het antwoord op die vraag is niet alleen bepalend voor de uiteindelijke keuze, maar vooral voor de vraag of die keuze in de praktijk goed uitpakt.
Lees ook ‘7 manieren om HR-kosten te besparen zonder grote investeringen’.