.svg)
Elke maand dienen werkgevers de loonaangifte in bij de Belastingdienst. Maar hoe wordt deze aangifte gecontroleerd, en wat gaat er mis bij de meeste fouten? Wij leggen het uit in zes eenvoudige stappen, zodat je grip houdt op je salarisadministratie.
1. Beveiliging en integriteit
Alle aangiften worden direct bij binnenkomst gecontroleerd op veiligheid en volledigheid. Dit betekent dat bestanden correct verzonden zijn, niet zijn aangepast en veilig bij de Belastingdienst aankomen.
Tip: Gebruik altijd software die officieel is goedgekeurd voor de aangifte.
2. Structuur van de aangifte
De Belastingdienst controleert of de aangifte correct is opgebouwd volgens het standaardformat.
Voorbeeld: Elke werknemer heeft vaste velden zoals naam, BSN en loon. Als een veld ontbreekt of verkeerd staat, krijgt je aangifte een foutmelding.
3. Inhoudelijke samenhang
Hier wordt gekeken of de cijfers logisch zijn en optellen zoals het hoort.
Voorbeeld: Het totaal van het loon van alle werknemers moet overeenkomen met het totaal van de ingehouden loonheffingen.
4. Loonheffingennummer en identificatie
Het nummer van de werkgever en de werknemers wordt gecontroleerd. Een fout hier leidt vaak tot afkeuring.
5. Verwerkbaarheid en tijdvakken
De Belastingdienst checkt of correcties en wijzigingen passen binnen het juiste tijdvak en of de aangifte verwerkbaar is in hun systemen.
Tip: Verstuur correcties zo snel mogelijk, en let op dat je het juiste tijdvak selecteert.
6. Controle door UWV (indirect)
UWV controleert de werknemergegevens voor sociale verzekeringen. Dit gebeurt na de Belastingdienstcontrole en is vaak geautomatiseerd, maar kan ook handmatige checks bevatten.
Veelvoorkomende fouten
- Onjuiste BSN’s of namen van werknemers
- Verkeerd loon of inhoudingen
- Tijdvak- of correctiefouten
- Fouten bij pensioenafdracht of bijzondere inhoudingspercentages
- Praktisch advies: Controleer altijd je software-instellingen en maak een korte check van de cijfers voordat je verzendt.
Conclusie
De Belastingdienst controleert je loonaangifte in meerdere lagen: technisch, inhoudelijk en administratief. Door de controles te begrijpen en je processen hierop in te richten, verklein je de kans op fouten en vertragingen aanzienlijk.