Veelgestelde vragen

Youforce is het HR-& Salarisplatform om personeelsprocessen slimmer en efficiënter te beheren. Het platform ondersteunt medewerkers, managers en HR-professionals bij alles, van salarisadministratie en verlof tot rapportages en HR-beleid. Met slimme automatisering en tools die zowel gebruiksvriendelijk als toekomstbestendig zijn, bespaar je tijd, verklein je fouten en krijg je meer grip op personeelsdata.

Zorgeloos HR betekent dat jij als HR-professional minder tijd kwijt bent aan administratie, en meer tijd overhoudt voor jullie mensen. Youforce automatiseert repeterende processen zoals declaraties, verlof en salarisverwerking, zodat alles soepel en foutloos verloopt. Zo heb jij grip op je data, inzicht in trends én ruimte voor strategische HR-thema’s. Kortom: HR zonder rompslomp.

Youforce is ontwikkeld voor middelgrote en grote organisaties (200+ medewerkers) voor vrijwel alle sectoren, waaronder de zorg, het onderwijs, de overheid en de zakelijke markt. Vooral HR-teams die minder administratie en meer tijd voor strategie willen, profiteren ervan.

Met Youforce digitaliseer je tijdrovende HR-processen en bespaar je meer dan 1.500 uur per jaar aan administratieve werkzaamheden. Processen verlopen sneller, foutloos en volledig AVG-proof, waardoor HR zich kan richten op mensen in plaats van papierwerk.

De digitaliseringsscore laat zien hoe digitaal volwassen een organisatie is. De score wordt berekend op basis van een vragenlijst en analyse van HR-processen. Daarbij kijken we of workflows volledig zijn ingericht, of processen efficiënt verlopen en of er geen overbodige stappen of goedkeuringen zijn, bijvoorbeeld in het declaratieproces. Benieuwd naar jouw digitaliseringsscore? 

Digitalisering van HR levert direct tijdswinst en minder administratie op. Door processen te automatiseren en medewerkers meer zelf te laten doen, bespaar je honderden uren per jaar, tijd die je kunt investeren in strategisch en mensgericht HR-beleid.Een paar voorbeelden uit de praktijk (bij een organisatie met 500 medewerkers):

• Declaraties en onkosten: jaarlijks ±10.000 declaraties. Door automatisering bespaar je 5 minuten per declaratie, goed voor ruim 800 uur per jaar (100 volle werkdagen).
• Verlofaanvragen: gemiddeld 6.000 aanvragen per jaar. Door goedkeuring te automatiseren bespaar je 2 minuten per aanvraag, ofwel 200 uur per jaar.
• Salarissimulaties (proforma): ±1.000 aanvragen per jaar. Laat medewerkers dit zelf simuleren in Youforce en bespaar 10 minuten per aanvraag – in totaal 170 uur per jaar.
• Dossiervorming en documentopslag: jaarlijks ±5.000 documenten. Automatisch uploaden en archiveren scheelt 5 minuten per document, wat neerkomt op 400 uur per jaar.

Totaal: ruim 1.500 uur per jaar minder administratie, gelijk aan ongeveer één FTE.

Youforce is een Best of Breed-oplossing en ontwikkeld om elk HR-proces optimaal te ondersteunen, van declaraties tot strategische personeelsplanning. In plaats van één generiek, stug ERP-systeem met compromissen, kies je met Youforce voor gespecialiseerde tools die perfect op elkaar aansluiten. Alles werkt samen via één login en één contract: flexibel, veilig en schaalbaar. Zo geef je professionals voor elk proces het beste gereedschap en niet een Zwitsers zakmes.

Youforce heeft een intuïtieve app waarmee medewerkers alles eenvoudig en snel zelf regelen, waar en wanneer het hen uitkomt. Met de app kun je onder meer declaraties scannen en automatisch laten invullen, alle notificaties en taken overzichtelijk bekijken, diploma’s rechtstreeks uploaden vanuit DUO en VOG’s automatisch laten controleren op rechtsgeldigheid. Je logt veilig in via vingerafdruk of gezichtsherkenning, zo bespaar je tijd, heb je altijd overzicht en zijn jouw gegevens in vertrouwde handen.

Smart Triggers maken HR slimmer en proactief. Met actuele personeelsdata signaleren ze trends en oplossingen, nog voordat problemen ontstaan. Zo bespaar je tijd en kosten en verras je je medewerkers, bijvoorbeeld met een hoger nettoloon terwijl de werkgeverslasten dalen. Als je kiest voor Smart Triggers zie je dit terug in de efficiëntie van je bedrijfsvoering, de betrokkenheid van je medewerkers en minder administratieve taken.

Smart Triggers helpen organisaties proactief personeelstekorten aan te pakken door medewerkers op het juiste moment te benaderen. Zo kan Youforce parttimers in de zorg bijvoorbeeld na het bekijken van hun loonstrook automatisch vragen of ze meer willen werken, inclusief scenario’s van hun nieuwe salaris. Dit bespaart wervingstijd, levert meer handen aan het bed op en voorkomt ongemakkelijke gesprekken over inzetbaarheid.

Youforce werkt naadloos samen met andere onderdelen van je IT-landschap, zoals arbodiensten, leeromgevingen, planningssoftware, wervingsplatformen en SSO via je Identity Access Management systeem. Slimme integraties voorkomen dubbel werk, verhogen de datakwaliteit en zorgen voor een zorgeloze gebruikerservaring. Bekijk de geverifieerde integraties met Youforce.

Youforce waarborgt privacy en compliance volgens de hoogste standaarden. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt met een wettelijke grondslag en veilig opgeslagen. Delen met derden gebeurt uitsluitend op basis van juridische afspraken, vastgelegd in verwerkersovereenkomsten. Gebruikers behouden altijd inzage-, correctie- en verwijderingsrechten. Zo voldoet Youforce volledig aan de AVG en blijven data en privacy optimaal beschermd.

Jouw gegevens worden veilig opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER), in datacenters die voldoen aan de hoogste beveiligings- en privacyrichtlijnen en Europese wetgeving, waaronder de AVG. Youforce zorgt ervoor dat jouw persoonsgegevens nooit zonder passende waarborgen buiten de EER worden opgeslagen of verwerkt. Zo blijft je data beschermd én in vertrouwde handen.

Zorgeloos werken met Youforce begint met een soepele en snelle implementatie van ons HR & Salaris platform. Onze ervaren consultants begeleiden jullie in zes stappen: van voorbereiding en inrichting tot acceptatie, livegang en nazorg. Met bewezen best practices, training en intensieve begeleiding zorgen we dat jullie HR-processen soepel worden overgezet, medewerkers goed meegenomen worden en het platform vanaf dag één optimaal functioneert.

Naast ons HR‑ & Salarisplatform biedt Youforce uitgebreide ondersteuning via interim services en outsourcing. Onze professionals kunnen tijdelijk of structureel HR‑ en salarisadministratie uitvoeren, functioneel beheer overnemen of projecten ondersteunen. Zo houd je de regie, garandeer je continuïteit en kun je flexibel schakelen zonder langdurige verplichtingen.

Youforce biedt uitgebreide ondersteuning zodat je het platform optimaal kunt gebruiken. Via de Youforce Community heb je toegang tot kennisartikelen, nieuws en kun je support aanvragen. Daarnaast kun je eenvoudig online een support‑request indienen en wordt er snel gereageerd op vragen of problemen. Kom je er toch niet uit, dan kun je ons natuurlijk ook altijd telefonisch benaderen. Wij helpen je graag verder.

Youforce ziet AI niet als vervanging van mensen, maar als een slimme co-piloot die medewerkers, managers en HR-professionals ondersteunt. AI neemt routinewerk over, maakt processen efficiënter en onderbouwt beslissingen met data, terwijl de mens altijd centraal blijft. Zo helpt het organisaties tijd te besparen, fouten te verminderen en processen toekomstbestendig te maken, volledig transparant en in lijn met wet- en regelgeving.

AI in Youforce automatiseert repetitieve taken, analyseert data en maakt processen efficiënter, bijvoorbeeld via onze HR-Assistent, automatische declaraties, privacy bewaking bij verzuim en Smart Triggers. De mens blijft altijd aan het roer, beslissingen worden nooit autonoom genomen. Alle toepassingen zijn veilig, transparant en AVG-proof, zodat HR-teams tijd overhouden voor wat écht telt.

Youforce wil AI de komende jaren verder ontwikkelen tot een volwaardige digitale co-piloot die meedenkt, voorspelt en ondersteunt bij besluitvorming. Het doel is dat medewerkers en HR-teams meer impact maken met minder inspanning, door automatisering waar mogelijk en menselijke aandacht waar het telt. Innovatie staat centraal, altijd veilig, uitlegbaar en direct praktisch toepasbaar voor klanten.

Met onze gratis AI-scan ontdek je binnen drie minuten of jouw HR-afdeling AI-ready is. Je leert hoe AI jou kan helpen kosten te besparen, met welke processen je het best kan beginnen en welke vervolgstappen je kunt zetten om AI slim én verantwoord toe te passen binnen jouw organisatie. Zijn jullie er klaar voor? Start hier de AI Scan.

Medewerkers kunnen op twee manieren inloggen: direct met hun Youforce-account of via Single Sign-On (SSO), afhankelijk van hoe de organisatie dit inricht. Bij directe login vul je je gebruikersnaam en wachtwoord in, waarna je bij de eerste keer inloggen een pincode (6 cijfers) instelt. Daarna kun je, afhankelijk van je toestel, ook via biometrie (gezichtsherkenning of vingerafdruk) inloggen.

Bij SSO log je in via het account van je organisatie, waardoor je wachtwoord vaak niet opnieuw hoeft in te voeren. Let op: als je uitlogt of de app verwijdert, moet je opnieuw inloggen.

Ben je je wachtwoord of gebruikersnaam kwijt? Is je account geblokkeerd? Heb je vragen over twee factor authenticatie of wil je een nieuwe telefoon koppelen? Toegang tot onze software en inloggegevens worden beheerd door jouw eigen organisatie. Neem daarom contact op met de interne (IT-)supportafdeling of helpdesk van jouw organisatie.

Onze app is zowel beschikbaar in de App Store voor iOS als in Google Play voor Android. Je kunt de app eenvoudig downloaden op je smartphone of tablet en direct inloggen met je Youforce-account om toegang te krijgen tot alle functies.

Je benadert je salarisstroken eenvoudig via de laptop of je telefoon. Onder het kopje ‘Dossier’ vind je het salarisdossier met al je stroken. Je kunt ze eenvoudig bekijken of direct downloaden in Youforce.