Privacyverklaring

De Privacyverklaring van Youforce helpt jou om te begrijpen welke persoonsgegevens we verzamelen en waarom we deze verzamelen, hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan en hoe we deze beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, adres, telefoonnummer, enz.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De soorten persoonsgegevens die Youforce met betrekking tot jou verwerkt, kunnen de volgende zijn:

Persoonlijke basisinformatie zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en demografische informatie
Informatie met betrekking tot de gebruiker en het webverkeer zoals inloggegevens, gebruikersnaam en IP-adres
Financiële informatie zoals informatie die verband houdt met facturen
Content die jij geüpload of verstrekt hebt zoals foto’s, opmerkingen, artikelen en video’s
Statistieken die aantonen hoe gebruikers onze software gebruiken en de door ons aangeboden toestemming gebruiken.
Bij sollicitaties verstrekte informatie

Voor de in dit onderdeel genoemde doeleinden verwerkt Youforce geen ‘bijzondere persoonsgegevens’ of andere gevoelige gegevens over u.

‍Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

Over het algemeen verzamelt Youforce persoonsgegevens rechtstreeks van jou of van andere met onze klant verbonden personen. Als de klant waarvoor jij werkt producten of diensten van Youforce afneemt of van een partnerbedrijf van Youforce kunnen we informatie over jou verzamelen via dat partnerbedrijf.

Wanneer jij websites van Youforce gebruikt en via e-mail met ons in contact bent, maken we ook gebruik van cookies en andere traceertechnologieën voor het optimaliseren van jouw ervaring van Youforce, onze producten, en onze sites. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

In sommige gevallen kunnen we ook informatie over jou verzamelen uit andere bronnen. Deze bronnen kunnen externe aggregatoren van gegevens, marketingpartners van Youforce, openbare bronnen of sociale netwerken van derden zijn.

‍Waarom we persoonsgegevens verwerken

Deze Privacyverklaring van Youforce is van toepassing wanneer Youforce en de hiermee verbonden ondernemingen (Visma) jouw persoonsgegevens voor diverse doeleinden verwerken als verwerkingsverantwoordelijke wanneer jij contacten met ons onderhoudt, zoals:

Aankoop en levering

Faciliteren van klantorders, overeenkomsten, betalingen
Rechtstreeks aanbieden van diensten aan u, zoals e-learning, webinars en rapporten enz.
Op verzoek aan Klanten verstrekken van offertes voor producten en diensten
Aanmaken en faciliteren van accounts voor gebruikers van onze diensten

Ondersteuning en verbetering

Verbeteren en (verder) ontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en de websites
Aanbieden van klantondersteuning voor onze producten en diensten
Exploiteren van gebruikerscommunities, voor opleidingsdoeleinden en het mogelijk maken van interactie tussen gebruikers en Youforce

Beveiliging

Opsporen, verhelpen en voorkomen van bedreigingen en misbruik van de beveiliging, uitvoeren van onderhoud en verwijderen van productfouten.

Marketing

Beheren van marketingvoorkeuren en sturen van marketingcontent
Aanmaken van belangstellingsprofielen voor het promoten van relevante producten en diensten (profilering)

Recruitment

Het beheer van recruitment processen en het verwerken van sollicitaties
Ingediende documenten evalueren, sollicitatiegesprekken voeren en referenties opvragen.

Informatie met betrekking tot hoe persoonsgegevens in een van onze vele diensten verwerkt worden is te vinden in de betreffende verwerkersovereenkomst voor die dienst. In dergelijke gevallen handelt Youforce als gegevensverwerker en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de klant. Bijvoorbeeld jouw werkgever. Neem voor meer informatie hierover contact op met de klantenservice voor die specifieke dienst of met jouw werkgever.

‍Wettelijke grondslag voor het verwerken van jouw persoonsgegevens

We verwerken gegevens op basis van diverse wettelijke grondslagen.

Overeenkomst met u

We verwerken jouw persoonsgegevens op basis van een juridisch bindend contract met u. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer jij op een vacature bij Youforce solliciteert. Het verwerken van jouw persoonsgegevens zoals een CV, sollicitatie en referenties is noodzakelijk voor Youforce voor het behandelen van sollicitaties van werkzoekenden alvorens met hen in contact te treden.

Uw toestemming

Youforce kan jouw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming. Nadat je jouw toestemming hebt gegeven, kun je deze altijd weer intrekken.

Gerechtvaardigd belang

Youforce heeft een gerechtvaardigd belang wanneer we jouw gegevens verwerken voor beveiligings-, ondersteunings- en verbeteringsdoeleinden, of wanneer je handelt als contactpersoon/lead voor onze bestaande en potentiële klanten of relaties (zoals partners en leveranciers). jouw persoonsgegevens worden vanuit een zakelijk perspectief op een manier verwerkt waarvan we geloven dat deze niet in strijd is met jouw privacyrechten of -vrijheden.

Daarnaast verwerkt Youforce gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang wanneer jij je aanmeldt voor een webinar, rapporten of andere content van onze webpagina’s downloadt en gebruik maakt van onze Visma-communities. Het gerechtvaardigde belang bestaat in het aan jou kunnen verstrekken van correcte content, houden van webinars, uitvoeren van marketingactiviteiten en administreren van jouw verzoeken. Lees meer over hoe Visma jouw persoonsgegevens verwerkt voor marketingdoeleinden op basis van gerechtvaardigd belang en over jouw rechten wanneer wij jouw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden verwerken, onder de kop genaamd "marketing en profilering" in deze privacyverklaring.

‍Hoe worden jouw persoonsgegevens gedeeld?

Binnen de Visma Groep

Omdat Visma uit vele verschillende dochterondernemingen bestaat, is het belangrijk voor ons dat we jou de best mogelijke integrale ervaring kunnen bieden. Om het overzicht en het inzicht te kunnen houden kan Youforce jouw persoonsgegevens delen met andere bedrijven in de Visma Groep.

Buiten de Visma Groep

Ook kan Youforce jouw persoonsgegevens met externe partijen delen in de volgende kaders:

Gebruikerscommunities van Youforce
Wanneer je een post, opmerking of iets dergelijks op de gebruikerscommunities van Youforce of op andere fora op sites van Youforce plaatst, kan dergelijke informatie gelezen en gebruikt worden door iedereen die toegang tot dergelijke fora heeft. Youforce is niet verantwoordelijk voor informatie die je op dergelijke fora of sites van Youforce plaatst.

Zakenpartners
Youforce kan jouw persoonsgegevens met onze partners delen wanneer dit vanuit een zakelijk perspectief gerechtvaardigd is en in overeenstemming is met toepasselijke privacywetgeving.

Overheidsinstanties
De politie en andere autoriteiten kunnen om toegang tot persoonlijke informatie van Youforce verzoeken. In dergelijke gevallen zal Youforce de gegevens uitsluitend ter beschikking stellen als er een rechterlijk bevel of soortgelijke order is om dit te doen.

‍Wanneer maken we gebruik van verwerkers?

Voor het verwerken van persoonsgegevens maakt Youforce gebruik van verwerkers. Deze verwerkers zijn doorgaans verkopers van clouddiensten of andere IT-hostingdiensten.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van verwerkers, zal Youforce een verwerkersovereenkomst aangaan om jouw privacyrechten te kunnen waarborgen. Als verwerkers buiten de EU/EER gevestigd zijn, zorgt Youforce er ten behoeve van jou voor dat er wettelijke grondslagen voor dergelijke internationale overdrachten bestaan, onder andere door het gebruik van de Modelclausules van de EU.

U kunt altijd om een overzicht van en nadere informatie over verwerkers van Youforce verzoeken. Zie het laatste onderdeel van deze verklaring voor het opnemen van contact met Youforce.

Ga voor informatie over de subverwerkers die we gebruiken voor het verlenen van een Youforce dienst aan jou naar onze Youforce trust pagina’s of het Visma Trust Centre.

‍Hoe lang jouw gegevens bewaard worden

Youforce zal jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen. Wanneer we jouw persoonsgegevens op basis van een andere wettelijke grondslag verwerken, zoals een gerechtvaardigd belang, worden deze gegevens bewaard zolang als nodig is voor het realiseren van het doel van de verwerking.

Daarom kan het zijn dat jouw persoonsgegevens onder diverse soorten bewaarbeleid kunnen vallen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel van het verzamelen ervan. Hier volgen enkele voorbeelden:

Bij het werven van personeel zal Youforce jouw persoonlijke informatie zoals een CV, sollicitatie en andere documenten vernietigen wanneer het wervingstraject afgerond is, doorgaans uiterlijk 6 maanden na de uiterste inzenddatum van de sollicitatie, tenzij anders met jou overeengekomen.

Een ander voorbeeld is contactinformatie die wordt opgeslagen voor marketingdoeleinden, met inbegrip van potentiële klanten of geïnteresseerden. Dergelijke persoonsgegevens worden uiterlijk 24 maanden na de laatste geregistreerde activiteit vernietigd of eerder op jouw verzoek.

Neem voor nadere informatie over verwijdering contact op met Youforce (zie de contactinformatie in het laatste onderdeel van deze verklaring).

‍Wat jouw rechten zijn

U kunt zich beroepen op de volgende rechten met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens:

Toegang. Je hebt het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken.
Rectificatie. Je hebt ook het recht om Youforce te verzoeken onjuiste persoonsgegevens over jou te rectificeren. Als je een account heeft bij Youforce voor een Youforce site, kan dit meestal worden gedaan via de betreffende onderdelen "uw account" of "uw profiel" op de desbetreffende Youforce site of -dienst.
Verwijdering. Je kunt Youforce verzoeken persoonlijke gegevens over jou te verwijderen.
Beperking. Je kunt ons verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.
Overdraagbaarheid. Je kunt ons vragen om jou of anderen jouw persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat.
Bezwaar maken. Op gronden die verband houden met jouw specifieke situatie heb je het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van legitieme belangen of voor direct marketingdoeleinden. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van taken in het algemeen belang of in de uitoefening van het openbaar gezag of op basis van legitieme belangen.

Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen of beperkingen op de bovengenoemde rechten kunnen gelden, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van jouw situatie. In dergelijke gevallen zullen wij je gedetailleerde informatie verstrekken over de toepasselijke uitzondering of beperking en je helpen jouw rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij verzoeken je om gebruik te maken van het onderstaande e-mail adres voor het indienen van verzoeken als genoemd in dit onderdeel.

Ten slotte heb je ook het recht om een klacht met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Gegevensbescherming.

‍Marketing en profilering

Legitiem belang

Wanneer je contacten onderhoudt met Youforce, bijvoorbeeld door het bezoeken van webpagina’s van Youforce, het downloaden van content, het volgen van webinars, of als deel van het gebruik van diensten van Youforce, zal Youforce jouw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang. Een van de legitieme belangen van Youforce is de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.

Youforce verwerkt jouw persoonsgegevens om je te voorzien van relevante op jouw voorkeur gebaseerde content aan jou door middel van direct marketing op sociale mediaplatforms en e-mails, webpagina’s of in een dienst van Youforce. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde gegevens over u, zoals IP-adres, interesses (waar je op geklikt hebt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt met behulp van technologieën zoals cookies en wordt profileren genoemd. Youforce zal deze informatie ook kunnen combineren met informatie over de klantrelatie die wij eventueel met jouw bedrijf hebben.

Het doel van de profilering is om maatwerk marketing te leveren, jouw gebruikerservaring met onze diensten/websites te verbeteren en producten te leveren waar onze klanten tevreden over zijn. De diensten van Visma worden over het algemeen gebruikt als hulpmiddelen voor werkgerelateerde doeleinden, en jouw gedrag in deze hulpmiddelen zegt weinig over jouw persoonlijke leven. Er worden geen gevoelige gegevens verwerkt. jouw persoonsgegevens worden daarom vanuit een zakelijk perspectief verwerkt op een manier die naar onze mening niet in strijd is met jouw vrijheden en rechten als individu.

Youforce gebruikt e-mail als een instrument om marketingdoeleinden te communiceren, echter alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven in overeenstemming met de nationale wetgeving (indien nodig). Als je toestemming gegeven hebt, zul je altijd de mogelijkheid hebben om zich hiervoor af te melden als hieronder beschreven, of wanneer je een e-mail ontvangt die marketing bevat.

Recht om uit te schrijven van marketingcommunicatie

U hebt het recht om zich af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van Visma en het onderwerp zijn van profilering, en kunt dit doen door:

de instructies voor afmelding in de relevante marketingcommunicatie te volgen, of
uw voorkeuren in het betreffende onderdeel “account bijwerken” te wijzigen, wanneer je een account bij Youforce hebt, of
neem contact met ons op via onderstaande e-mail adres, of
door gebruik te maken van de toepasselijke tool voor abonnementbeheer

Ook heb je te allen tijde de mogelijkheid om je door middel van onze cookiemelding aan of af te melden voor cookies op een bepaalde webpagina.

Houd er rekening mee dat zelfs wanneer je je afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie je nog steeds administratieve mededelingen van Youforce kunt ontvangen, zoals opdrachtbevestigingen en noodzakelijke kennisgevingen voor het beheer van jouw account of van de aan klanten verleende diensten.

‍Wijzigingen

We raden je aan om deze verklaring regelmatig door te lezen. Wanneer we significante wijzigingen in onze verklaring aanbrengen die een materiële wijziging van onze privacypraktijken betekenen, kunnen we je ook met andere middelen hiervan in kennis stellen, zoals door het sturen van een e-mail of het plaatsen van een aankondiging op onze bedrijfswebsite en/of sociale mediapagina’s voordat de wijzigingen van kracht worden.

Deze Privacyverklaring wordt minimaal eens per jaar herzien en wijzigingen worden geaccordeerd door de Youforce Functionaris Gegevensbescherming. Voor het laatst bijgewerkt op: 2024-07-08.

Hoe contact met ons op kunt nemen

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens bij Youforce is:

Youforce B.V. Plotterweg 38, 3821 BB Amersfoort Telefoonnummer: +31 88 230 2300

Wij hechten waarde aan jouw mening. Als je opmerkingen of vragen heeft over onze Privacyverklaring, of enige zorgen over privacy, inclusief over een mogelijke inbreuk op jouw privacy, stuur deze dan naar privacy.youforce@visma.com.

We zullen jouw verzoeken of klachten vertrouwelijk behandelen. Onze vertegenwoordiger zal contact met je opnemen om jouw zorgen te bespreken en de opties te schetsen over hoe deze kunnen worden opgelost. We streven ernaar om klachten op een tijdige en passende manier op te lossen.