MET ggz is een vooruitstrevende zorgorganisatie met een breed aanbod van geestelijke gezondheidszorg in Noord-, Midden- en Zuid-Limburg. Zoals bij de meeste zorginstellingen is de werkdruk hoog en valt het niet mee om deze met extra personeel te verlichten. MET ggz zet daarom in op procesoptimalisatie en moderne technologie zoals robotics en AI om zowel het leven van de medewerkers als de cliënten wat makkelijker te maken. Midden in dit speelveld begeeft zich Cora in ‘t Groen, directeur Mens & Ontwikkeling bij MET ggz. Met haar sterke focus op procesverbetering bijt Cora zich vast in de optimalisatie van HR-processen en het doorvoeren van innovaties om niet gebukt te gaan onder de alsmaar toenemende druk van de zorgsector.
Cora komt oorspronkelijk niet uit de zorg maar uit de ICT. Via de logistiek, recreatie en het onderwijs is ze uiteindelijk in de zorg beland. Eerst in de ouderenzorg en uiteindelijk in de geestelijke gezondheidszorg bij MET ggz. Ze is begonnen als HR Manager en heeft inmiddels de stap gemaakt naar directeur Mens & Ontwikkeling.
“Ik kijk altijd hoe iets beter of sneller kan en als ik mijn neus ergens insteek, gebruik ik mijn achtergrond in de ICT als excuus”, zegt Cora gekscherend. “Zo ben ik ook gestart met de HR-afdeling. Hier lagen volop kansen voor optimalisatie en daar zijn we de afgelopen twee jaar druk mee bezig geweest. In mijn huidige rol zijn Innovatie en Ontwikkeling en HR samengebracht en dat is best bijzonder. Nu de zorgvraag blijft groeien en de arbeidsmarkt steeds krapper wordt is het essentieel om de krachten te bundelen. We kunnen zo onze strategie en uitvoering beter op elkaar afstemmen, innovaties versnellen en tegelijkertijd onze medewerkers beter ondersteunen bij de uitdagingen van vandaag en morgen.
“Ik kijk altijd hoe iets beter of sneller kan en als ik mijn neus ergens insteek, gebruik ik mijn achtergrond in de ICT als excuus.”
Integraal zorgakkoord
Het integraal zorgakkoord heeft grote impact op de meerjarenstrategie van MET ggz en haar HR-beleid. “Een groot aantal punten uit dit akkoord is gerelateerd aan HR of aan de zorg met impact op HR”, zegt Cora. “Eén van die punten waar wij vanuit HR dagelijks mee bezig zijn, is ‘Zorgproces en Werkplezier’. Dit betekent dat wij veel aandacht hebben voor eenvoudige processen, niet alleen vanuit HR maar organisatiebreed, het automatiseren van administratieve taken zodat meer tijd overblijft voor de zorg van cliënten en niet te vergeten het werkplezier van de medewerkers.”
“Een ander belangrijk onderdeel uit het akkoord waar ik de komende jaren in mijn nieuwe rol steeds meer mee te maken krijg, is ‘Innovatie en Duurzaamheid’. De zorg zoals wij die in de huidige vorm aanbieden, is niet langer houdbaar. Technologie is een belangrijke driver voor de transformatie naar een model waarin digitale hulpmiddelen steeds vaker menselijk handelen gaan ondersteunen. Wij zijn hier nu al volop mee bezig, maar er zijn nog zoveel mogelijkheden om terreinwinst te boeken.”
Robotics
Een speerpunt van de meerjarenstrategie van MET ggz is het verlagen van de werkdruk door repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren. Met name in HR worden hier robots voor ingezet. “Binnen HR kennen we veel intensieve processen waar medewerkers veel tijd mee kwijt zijn en de inzet van een robot kan hier enorm bij helpen”, geeft Cora aan. “Denk bijvoorbeeld aan het controleren van de registers zoals het BIG register, het SKJ register of het opschonen van personeelsdossiers. Dit zijn taken die veel tijd vragen van onze medewerkers maar weinig bijdragen aan hun werkplezier of dat van de andere medewerkers.”
“Behalve dat een robot tijd bespaart, maakt hij geen fouten. Elk proces handelt die af zoals je het hebt ingericht en altijd op exact dezelfde manier. Dit verbetert natuurlijk de kwaliteit van je processen en de compliance maar het verhoogt ook de efficiency omdat je de output van het ene proces naadloos kan aansluiten op de input van het andere. Zo worden de handmatige berekeningen van crisisdienstvergoedingen geautomatiseerd en verloond zonder tussenkomst van medewerkers. Nu loopt dit proces intern nog over drie verschillende schijven.”
“Naast de controle van registraties en de opschoning van personeelsdossiers zetten wij robotics in voor de aanvraag van Verklaringen omtrent het Gedrag (VOG) en de indiensttreding van nieuwe medewerkers. We werken nu een half jaar met robotics en zien voortdurend nieuwe kansen ontstaan waarvoor we het kunnen inzetten. Naast de bovengenoemde processen heb ik inmiddels een wishlist opgesteld waar onder meer diplomacontrole bij DUO en de verwerking van de referentiecheck op staan.
“Een robot verbetert de kwaliteit en compliance maar verhoogt ook de efficiency omdat je de in- en output van processen naadloos op elkaar kan aansluiten.”
Digitale assistent
MET ggz zet naast robots AI in voor uiteenlopende processen in de organisatie ter ondersteuning van de medewerkers. Cora is, zoals ze zelf zegt, overmatig geïnteresseerd om nieuwe toepassingen uit te proberen en grijpt elke kans die zich hiervoor aandient met beide handen aan. “De toepassingen van technologieën zoals robotics en AI lopen bij ons volgens twee sporen”, legt Cora uit. “Enerzijds willen we ondersteunende diensten zoals HR vrijspelen en anderzijds willen we het primair zorgproces ondersteunen.”
“Op dit moment draait bijvoorbeeld een pilot met een digitale assistent die ondersteunt bij vergaderingen. De digitale assistent maakt niet alleen een einde aan de discussies wie moet notuleren maar zorgt ook voor de uitnodigingen, het opstellen en controleren van de actiepunten, het boeken van de vergaderruimtes enzovoort. Dit is een toepassing waar we veel tijd mee winnen en die bijna iedereen kan gebruiken. Verder testen we van alles met Chat GPT of varianten daarop. Dan moet je denken aan het opstellen van samenvattingen, consistentie in de stukken die je schrijft, snel de kern van lange teksten naar boven halen. We doen dit vooralsnog op afdelingsniveau maar hopen, waar dit past, ook breder in de organisatie door te voeren.”
Olievlek
Niet iedereen staat te springen om met AI aan de slag te gaan en veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze meer rendement kunnen halen uit de toepassing van kunstmatige intelligentie en hoe ze hun medewerkers hierin mee krijgen. “Wij zijn een paar jaar terug gestart met de afdeling Innovatie & Ontwikkeling om medewerkers bewust te maken van de mogelijkheden en hebben dit ook opgenomen in onze meerjarenstrategie”, vervolgt Cora.
“We kijken kritisch per toepassing of we het breed willen inzetten of juist niet. Iedereen kan baat hebben bij de digitale assistent, dus dat moedigen we volop aan, maar het succes van bijvoorbeeld virtual reality is sterk afhankelijk van de doelgroep. We beginnen altijd bescheiden en vragen een kleine groep mensen die de meerwaarde ziet van de toepassing deel te nemen aan een pilot. Vanuit die olievlek werken we verder en vragen we om successen te delen en zo maken we de groep steeds groter.”
“We hebben ook gemerkt dat het niet werkt als je een toepassing direct voor alle medewerkers beschikbaar stelt. Je mist dan de specifieke kennis van ambassadeurs die noodzakelijk is om de rest mee te nemen en enthousiasmeren. Dan haken te veel mensen af en loop je het risico dat ondanks de potentie van de toepassing het project stil komt te liggen of negatief wordt beoordeeld en dat is natuurlijk zonde”.
Mens en technologie
De thema’s digitaal en hybride werken blijven de komende jaren leidend in de strategie van MET ggz. De zorginstelling heeft hier drie programma’s voor opgesteld met activiteiten binnen verschillende zorgclusters. “Als we naar de toekomst kijken dan verdwijnt het personeelstekort voorlopig niet van de radar”, geeft Cora aan. We hanteren daarom het principe ‘hybride werken waar het kan' en zetten vol in op het verminderen van de werkdruk. We hebben het dan natuurlijk over de robotisering en de administratieve processen maar in ons primair zorgproces kijken we ook naar het inzetten van daadwerkelijke robots. Het zal nooit mensen gaan vervangen maar we moeten wel toe naar taakdelegatie en elke keer de vraag stellen; wat moeten we echt zelf doen en waar kunnen we innovatieve slimme oplossingen voor inzetten.”
“Zo hebben we drie weken geleden onze eerste robot aangeschaft en we zijn nu volop aan het experimenteren om te kijken wat daar mee mogelijk is. Maar we kijken ook naar tools die cliënten zelf kunnen gebruiken zoals medicijndispensers of een digitale geheugenhulp om je te herinneren aan afspraken of het innemen van medicijnen, zodat je langer zelf de regie kan houden. Er is zo ontzettend veel moois op de markt zoals VR-brillen, woebots, mentale gezondheidsapps, planbords en nog veel meer. Digitaliseren is geen doel op zich, maar een middel. Daarom houden we de ontwikkelingen in de markt goed in de gaten en zodra een mogelijkheid zich voordoet om onze cliënten en medewerkers te ondersteunen, onderzoeken we de toepassingsmogelijkheden.”
“We hanteren het principe ‘hybride werken waar het kan’ en zetten vol in op het verminderen van de werkdruk. Zowel op de HR-afdeling als in ons primaire zorgproces.”
Mens en technologie in balans
MET ggz laat zien dat technologie en innovatie niet alleen buzzwords zijn, maar concrete oplossingen bieden voor de uitdagingen in de zorg. Dankzij een vooruitstrevende aanpak, zoals de inzet van robotics en AI, worden repetitieve en arbeidsintensieve taken uit handen genomen. Met onder meer robots voor controle van registraties en opschoning van personeelsdossiers en de hulp van AI bij de organisatie en administratie van vergaderingen ontstaat binnen MET ggz meer ruimte voor de zorg voor cliënten en het welzijn van medewerkers. Natuurlijk gaan robots voorlopig het personeelstekort niet oplossen, maar onder de inspirerende leiding van Cora in ’t Groen werkt MET ggz aan een toekomst waarin mens en technologie hand in hand gaan. Dit biedt niet alleen hoop, maar ook perspectief voor een zorgsector die volop in beweging is.