Payroll draait natuurlijk om cijfers, maar achter een foutloze strook schuilt veel meer dan correcte berekeningen en de juiste toepassing van wet- en regelgeving. Bij Youforce begint dit proces op de tekentafel van de ontwikkelaars, waarin contact met klanten een grote rol speelt. Moderne payroll software draait niet langer om iets bedenken en het daarna uitrollen, maar juist om continu in gesprek te blijven.
Klanten worden daarom zo vroeg mogelijk betrokken bij nieuwe ontwikkelingen. Niet alleen om te ontdekken welke functionaliteiten de voorkeur genieten, maar ook om tijdens het bouwen feedback te verzamelen en samen tot een betere oplossing te komen. Eerst worden prototypes gedeeld, waarna stap voor stap kleine onderdelen beschikbaar worden gesteld om zo snel feedback te verzamelen en tijdig bij te kunnen sturen.
Value loop
Deze aanpak is door Youforce vormgegeven in de zogeheten value loop: een cyclische manier van ontwikkelen waarbij ideeën, ontwerpen en nieuwe software continu worden getoetst bij klanten. Dit heeft twee belangrijke voordelen. Enerzijds krijgen klanten software die ze echt nodig hebben. Anderzijds wordt voorkomen dat kostbare ontwikkelcapaciteit wordt besteed aan functionaliteiten waar uiteindelijk weinig gebruik van wordt gemaakt.
Bij grotere ontwikkelingen worden speciale klantgroepen samengesteld. Customer experience-teams helpen bijvoorbeeld bij het selecteren van organisaties die willen meedenken over nieuwe features, zoals een payroll dashboard. Daarbij wordt bewust gezocht naar een mix van klanten uit verschillende sectoren en groottes, zodat elk type organisatie en uiteenlopende meningen vertegenwoordigd zijn.
Met deze klantgroepen worden regelmatig sessies georganiseerd om nieuwe mogelijkheden uit te proberen en feedback te geven. Daarnaast worden webinars en andere klantbijeenkomsten ingezet om ontwikkelingen ook bij een grotere groep klanten te toetsen. Zo ontstaat niet alleen extra input, maar sluiten soms ook nieuwe klanten aan die in eerste instantie nog terughoudend waren.
Zekerheid staat op 1
Die terughoudendheid binnen payroll is goed te verklaren. Salarisadministratie is een vakgebied waarin zekerheid op 1 staat. Een fout in een salarisverwerking is direct zichtbaar en simpelweg niet acceptabel. Daardoor zijn payroll professionals van nature voorzichtig met veranderingen. Tegelijkertijd kennen zij de applicatie door en door en weten precies wat beter kan. Vooral op het gebied van efficiëntie, gebruiksgemak en modernisering denken ze graag mee.
De krappe arbeidsmarkt speelt hierin ook een rol. Veel sectoren, zoals de zorg en het onderwijs, kampen met een tekort aan personeel, ook op de salarisadministratie. Eenvoudige en moderne software maakt het vakgebied aantrekkelijker. Niet alleen voor ervaren professionals, maar juist ook voor nieuwe medewerkers of mensen die vanuit andere HR-functies doorstromen richting payroll.
Olifant
Door het intensieve contact met klanten wordt steeds beter zichtbaar welke onderwerpen spelen binnen payroll. AI is de olifant in de kamer. Niemand kan eromheen, maar er bestaat nog weerstand. Payroll professionals geven de controle niet gauw uit handen. Dat is ook begrijpelijk, want het gaat om geld waar collega’s elke maand blind op moeten kunnen rekenen.
Toch zal de technologie in de komende jaren waarschijnlijk een steeds grotere rol gaan spelen. Menselijke controles volledig overnemen is voorlopig nog een brug te ver, maar AI kan bijvoorbeeld wel salarisstroken van voorgaande maanden of jaren vergelijken en afwijkingen visueel signaleren. De professional blijft zo in control, maar beschikt wel over een krachtig hulpmiddel om het werk te vereenvoudigen en fouten eerder op te merken.
Een andere veelbelovende toepassing ligt in het configureren van payroll software. Het inrichten van salarisregelingen, grondslagen en cao-afspraken is vandaag de dag nog grotendeels handwerk. Dat proces is complex en tijdrovend. AI zou daar in de toekomst kunnen functioneren als een digitale consultant.
Ervaringen gebruikers
Naast de grote klantgroepen zijn er ook kleinere value loops binnen Youforce. Gebruikers krijgen bijvoorbeeld na het uitvoeren van een bepaalde actie een korte vraag over hun ervaring. Hoe eenvoudig was het om een payroll run definitief te maken? Wat ging goed? Wat kan beter? Deze reacties worden structureel geanalyseerd en zijn mogelijk weer aanleiding voor nieuwe verbeteringen of grotere ontwikkeltrajecten.
Door het contact binnen de value loop wordt niet alleen de relatie met klanten versterkt, maar verbetert ook de voorspelbaarheid van de ontwikkeling van Youforce. Een nieuwe release is geen black box meer, omdat klanten al veel eerder zijn meegenomen in het proces. Dat zorgt niet alleen voor betere software, maar ook voor begrip waarom bepaalde keuzes gemaakt worden en waarom sommige functionaliteiten langer op zich laten wachten.
Samen realtime ontwikkelen
Voor de toekomst is de verwachting dat value loops steeds sneller en interactiever worden. Dankzij AI wordt het veel eenvoudiger om prototypes en zelfs werkende software in korte tijd op te leveren. Waar nu nog weken zitten tussen feedback en een nieuwe versie, kunnen klanten wellicht straks vrijwel realtime wijzigingen bekijken en beoordelen.
Dat opent de deur naar een veel directere vorm van samenwerken, waarin klanten en ontwikkelaars bijna live samen bouwen en verbeteren. Niet langer een maand wachten op een volgende sessie, maar direct reageren op een werkend prototype dat dezelfde dag nog aangepast kan worden.
Voor payroll professionals die nog niet met een value loop werken, is de boodschap duidelijk: ga het gesprek aan met je leverancier. Je zult verrast zijn hoeveel bereidheid er onder softwareontwikkelaars bestaat om gezamenlijk initiatieven op te pakken. Uiteindelijk is dit een win-win: klanten krijgen betere software en leveranciers vermijden kostbare investeringen in toepassingen waar niemand op zit te wachten.