Het najaar is traditioneel tijd voor de begroting. Veel HR-managers duiken nu de cijfers in, werken aan een businesscase en hopen dat de CFO meegaat. Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, spreekt dagelijks managers die daar tegenaan lopen. “De vraag die ik vaak hoor, is niet hoeveel geld er nodig is voor een nieuw HR- en salarissyteem, maar hoe ze het intern moeten verkopen.”
Inzicht in de uitgaven
De eerste stap bij het opstellen van een budget is volgens Jan Ewoud inzicht creëren in de uitgaven. “Breng de total cost of ownership in kaart. Welke systemen gebruiken jullie, hoeveel tijd kost het interne functioneel beheer en hoeveel externe consultancy is nodig?
Kijk ook naar de bezetting: hoeveel mensen besteden dagelijks tijd aan de administratie en welke processen verlopen nog handmatig, terwijl ze met een nieuw HR- en salarissysteem geautomatiseerd kunnen worden? Door de totale kosten inzichtelijk te maken, ontdek je waar besparingen mogelijk zijn en creëer je ruimte om een overstap naar een nieuw systeem te onderbouwen.”
Maak de opbrengst zichtbaar
In deze discussie wordt HR-software vaak nog als een kostenpost gezien. De kosten staan zwart op wit op de factuur, maar de opbrengst zit verspreid door de organisatie en is slecht zichtbaar: minder administratie, minder fouten in de salarisverwerking, sneller antwoord voor medewerkers.
HR is vaak allang overtuigd van de toegevoegde waarde van een nieuw systeem, ziet Jan Ewoud. Maar om de directie mee te krijgen, moet je die waarde concreet maken. “Denk aan minder systemen, bijvoorbeeld voor verzuim, en aan de bezetting in de nieuwe situatie. Hoeveel applicatiebeheer heb je nodig en wat betekent dit voor de bemensing van je salaris- en personeelsadministratie?”
“Maak de besparingen in geld en tijd binnen één proces concreet, dat levert meer op dan vage beloften over efficiëntie en optimalisering.”
Jan Ewoud raadt aan klein te beginnen. “Neem één proces, bijvoorbeeld verlof, verzuim of vragen over de salarisstrook. Reken uit hoeveel tijd je team daarmee bezig is en hoeveel uur je straks bespaart. Dat werkt beter dan een algemeen verhaal over efficiëntie en minder fouten.”
Hij geeft een voorbeeld. “Een klant van ons is onlangs van start gegaan met de Youforce Assistent. Binnen een maand viel de telefoon stil en kwamen er geen e-mails meer binnen. De slimme AI-assistent beantwoordt maar liefst 70% van alle HR-vragen, waardoor ruimte ontstaat voor persoonlijke ontwikkeling, medewerkertevredenheid en werk dat er echt toe doet.”
Verborgen besparingen
Niet alle besparingen zijn even makkelijk in kaart te brengen, laat staan te realiseren. Daarom heeft Youforce de Smart Triggers bedacht. Dit zijn slimme signalen die helpen om bijvoorbeeld werkgeverslasten te verminderen en te besparen op kosten waar je niet direct aan denkt.
Zo is er een Smart Trigger die leidinggevenden erop wijst om iemand eerder in vaste dienst te nemen waardoor je bespaart op de WW-premie. Verder hebben we een trigger die parttimers vraagt om meer te gaan werken, wat een besparing voor je recruitment oplevert. Of een trigger die helpt om je verlofstuwmeer weg te werken door medewerkers met veel vakantiedagen aan te sporen weer eens vrij te nemen.
Lees verder over onze Smart Triggers.
Wat overtuigt de directie wel en wat niet?
Aan de directietafel tellen andere argumenten dan HR vaak verwacht. “Wat wel werkt: een betere gebruikerservaring, minder benodigde capaciteit, snellere verwerking van mutaties en eenvoudige processen. Geeft de huidige salarisverwerking de CFO of CEO zorgen? Dan is zekerheid op dat punt een goed argument. Werkt alles vlekkeloos? Onderstreep dan vooral hoe je de betrouwbaarheid waarborgt.”
“Besteed in je betoog ruim aandacht aan wat de nieuwe HR-software oplevert voor medewerkers en leidinggevenden. Dit blijft vaak onderbelicht terwijl je juist hen wil ontzorgen.”
Opvallend vindt hij dat het zelden gaat over de waarde voor eindgebruikers, terwijl gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers en leidinggevenden wel als heel belangrijk wordt gezien. “Juist dat verdient een plek in je verhaal, want dat is immers de interne klant van HR.”
Wat werkt niet? “Gedetailleerde functionele vergelijkingen en te veel aandacht voor het implementatieproces, want dat baart zorgen. Presenteer liever een korte en bondige aanpak, waardoor een succesvolle implementatie een logisch gevolg is van de stappen die je zet.”
Vergeet ook de verborgen kosten niet
Bij een businesscase gaat het niet alleen om wat HR-software oplevert, maar ook om wat het kost als je niet investeert. “Denk aan kostbare fouten door handmatige controles in de salarisadministratie, of overtredingen van de AVG doordat je niet volledig handelt in lijn met nieuwe wet- en regelgeving.
Je kunt nog een stap verder gaan door te berekenen hoeveel tijd je medewerkers kwijt zijn aan omslachtige HR-processen. Dat gaat allemaal ten koste van je business waar het uiteindelijk om draait. Deze kosten vind je op geen enkele factuur terug, maar als je daarop bespaart, kun je een behoorlijke impuls aan het bedrijfsresultaat geven.”
Schets het complete plaatje
Net als voor de opbrengsten van HR-software moet je ook het totaalplaatje van de investering goed kennen. “Veel organisaties kijken vooral naar de out-of-pocketkosten van het systeem en vergeten de total cost of ownership”, zegt Jan Ewoud. “Denk aan de implementatie, trainingen, koppelingen met andere systemen en beheer na de livegang.
Bij veel leveranciers leveren externe partners kleine software-add-ons, onderhoud en consultancy. Die kosten worden vaak vergeten, maar hangen als een zwaard van Damocles boven het vertrouwen in je voorstel als ze pas later bekend worden.”
ERP of een specialistisch HR- en salarissysteem?
Een veelgemaakte fout is volgens Jan Ewoud kiezen voor ERP en de functionaliteit verwachten van een specialistisch HR- en salarissysteem. “Tijdens de implementatie dringt dan het besef door dat extra software nodig is, net als dure consultancy-uren. Bovendien dreigt dan een vendor lock-in doordat ook andere domeinen hetzelfde ERP-systeem gaan gebruiken.”
Maar zelfs als je kiest voor een echt HR- en salarissysteem, loop je het risico dat je de businesscase door onvoldoende voorbereiding niet haalt. Jan Ewoud ziet vaak dat medewerkers niet of nauwelijks bij de keuze van een nieuw systeem worden betrokken, inkopers weinig oog hebben voor knelpunten in de HR-administratie en dat veel van de mogelijkheden uiteindelijk niet worden gebruikt.
“Een business case heeft pas kans van slagen als mensen enthousiast worden en dagelijks met de nieuwe software aan de slag gaan.”
“Je krijgt pas waar voor je geld als mensen enthousiast worden en er dagelijks mee gaan werken”, zegt Jan Ewoud. “Binnen Youforce hanteren we daarom de digitaliseringsscore, waarmee we onze klanten doorlopend bij de hand nemen om de software optimaal te blijven inzetten. We kijken dan bijvoorbeeld naar overbodige stappen in HR-processen, integraties met andere systemen, de inzet van het HR- en salarissysteem voor de verschillende HR-thema’s en het gebruik van onze app.”
Kijk vooruit, en laat je niet verrassen
In veel gevallen pak je met het nieuwe HR-systeem de interne problemen van je HR- en salarisadministratie aan. “Maar vergeet ook niet de blik naar buiten te werpen”, merkt Jan Ewoud op. “Nieuwe wet- en regelgeving, zoals de aanstaande Wet Loontransparantie, heeft grote impact op de dagelijkse praktijk van HR en payroll.”
“De rapportageverplichting in deze wet kan je bijvoorbeeld dwingen de salarisdata anders te organiseren. Begin je daar pas op het laatste moment mee, dan betaal je de rekening vaak in de vorm van extra uren, externe hulp of dure maatwerkoplossingen. Neem het daarom nu alvast mee in je begroting.”
En dan is er natuurlijk AI. Steeds meer toepassingen duiken op in het domein van HR, maar als je werkt met gevoelige gegevens zoals beloning, verzuim en prestaties, wil je met beveiliging geen enkel risico nemen. Dat vraagt om duidelijke keuzes over tools, security en privacy. Ook die hebben een prijs. Als je daar tijdig op inspeelt en budget voor reserveert, voorkom je dat je later in paniek allerlei losse en onveilige oplossingen buiten je HR-systeem gaat aanschaffen.”
Maak resultaten meetbaar
Een businesscase is niet af zodra het budget is goedgekeurd. Juist daarna wil je weten of de verwachte opbrengsten ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. “Leg vooraf vast wat je wilt bereiken en maak na verloop van tijd de balans op. Hoeveel tijd bespaar je daadwerkelijk? Welke kosten heb je teruggedrongen?”
“In Youforce vind je daarom het besparingsdashboard. Hiermee breng je realtime de opbrengst in kaart van onder meer onze Smart Triggers. Zo kun je achteraf verantwoorden wat de investering heeft opgeleverd en onderbouwen waar je in de toekomst nog meer winst kunt behalen.”