Hoeveel procent van jouw HR-tijd gaat naar operationele taken? Als het antwoord ergens tussen de 30 en 70% ligt, ben je zeker niet de enige. Onderzoek van Josh Bersin laat zien dat HR-afdelingen gemiddeld 60% van hun tijd kwijt zijn aan operationele werkzaamheden. Voor een organisatie met 1.000 medewerkers komt dat jaarlijks neer op circa €600.000 aan loonkosten.
Tijdens de HR Morgen Webinarweek gaf Jan Ewoud ten Brinke, Commercieel Directeur bij Youforce, concrete inzichten in waar die tijd naartoe gaat, wat de oorzaken zijn en wat je er direct aan kunt doen. Hier zijn de belangrijkste lessen.
Bijna de helft van HR is bezig met mutaties en administratie
Stel je HR-afdeling voor als een ijsberg. Boven water zie je de zichtbare zaken: HR-businesspartners die de directie adviseren, leren en ontwikkelen, recruitment. Maar het merendeel van het werk zit onder water: HR-services, personeelsadministratie, salarisadministratie.
Onmisbaar? Ja. Zichtbaar? Nauwelijks. En tijdrovend? Zeker. 41% van de HR-professionals die deelnamen aan het webinar gaf aan dat mutaties en administratie de meeste tijd kosten. Een kwart noemt vragen van medewerkers als grootste tijdvreter. Dat hoeft niet zo te zijn.
41% van HR-professionals is de meeste tijd kwijt aan mutaties en administratie
Drie oorzaken van de HR-chaos
Jan Ewoud ziet drie patronen keer op keer terugkomen bij organisaties:
1. Te veel losse systemen
Het begint met een basis HR- of salarissysteem. Dan komt er verzuim bij, talentontwikkeling, recruitment... en voor je het weet werk je in vijf verschillende tools zonder overzicht. Het gevolg: dubbele invoer, handmatig werk en een lappendeken van data die nooit goed aansluit.
2. Onnodige controles
Drie mensen die dezelfde mutatie controleren klinkt veilig, maar is het dat ook? In de praktijk denkt iedereen: "Mijn collega heeft al gekeken”. Een digitaal proces dat een papieren proces één-op-één kopieert, verhelpt niets. Het digitaliseert alleen het probleem.
3. Onbenutte functionaliteit
Software biedt meer dan je gebruikt. Leveranciers voegen continu nieuwe mogelijkheden toe, maar de adoptie blijft achter. Functioneel beheer krijgt te weinig aandacht. Het systeem kan meer dan je denkt. Je weet alleen niet wat.
"Als softwareleverancier blijf je maar nieuwe functionaliteiten toevoegen, maar je houdt je te weinig bezig met het daadwerkelijk helpen bij de adoptie. Hoe gebruik je het systeem zoals het bedoeld is?" - Jan Ewoud ten Brinke, Commercieel Directeur bij Youforce
Van HR-chaos naar slimme processen: drie concrete stappen
Stap 1: Meet waar je staat
Je kunt niets verbeteren wat je niet meet. De Digitaliseringsscan van Youforce geeft je een rapportcijfer over vijf assen: HR-processen (workflows), API-koppelingen, verzuimprotocol, tactische HR-processen en gebruik van de Youforce App. Zo zie je direct waar de winst zit en waar je nu kansen laat liggen.
Stap 2: Geef medewerkers en managers meer regie
70% van alle HR-mutaties en wijzigingen gebeurt via de Youforce App. Medewerkers verwachten dat zelf te kunnen regelen: snel, eenvoudig en zonder HR te hoeven bellen. Door workflows goed in te richten geef je medewerkers, managers en HR de regie die ze verdienen. Minder heen-en-weer, minder wachten, minder fouten.
Stap 3: Laat AI het eerstelijnswerk doen
Vragen van medewerkers kosten HR continu tijd. De Youforce Assistent lost 70 tot 85% van alle eerstelijns HR-vragen direct op, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Veilig, in een gesloten omgeving, zonder dat medewerkersdata buiten jouw systeem gaat. Geen generieke AI-tools zoals ChatGPT, maar een oplossing die is ingebed in je HR-software.
Youforce Assistent lost 70-85% van eerstelijns HR-vragen direct op
Praktijkvoorbeeld: Hogeschool Utrecht
Lang voordat AI het gesprek domineerde startte Hogeschool Utrecht al met het optimaliseren van haar HR-processen. Ze namen een bewuste keuze: het systeem optimaal benutten, onnodige goedkeuringslagen schrappen en de personeelsadministratie zo goed als volledig automatiseren.
Resultaat: medewerkers gingen anders werken. Ze werden omgeschoold naar rollen die draaien om systeeminrichting, procesoptimalisatie en het vertalen van businessbehoeften naar HR-oplossingen. Het werk werd uitdagender, waardevoller en leuker.
Dit is waar Zorgeloos HR in de praktijk begint: niet bij een nieuw systeem, maar bij beter gebruik van wat je al hebt.
Hoe goed benut jij jouw HR-systeem?
Youforce helpt haar klanten om minimaal een 8,5 te scoren op de digitaliseringsgraad. Niet als eindpunt, maar als bewegend doel. Want wat vandaag een 8,5 is, is volgend jaar misschien een 7, omdat de standaard meegroeit.
Benieuwd waar jij staat? Doe de gratis Digitaliseringsscan en ontdek of jouw HR-afdeling een digitale beginner, gemiddelde of gevorderde is. Je krijgt de uitslag direct in je mailbox en hebt meteen een concreet gesprekspunt voor interne discussie.
Slim, simpel en zorgeloos
Van HR-chaos naar slimme processen; het vraagt geen nieuw systeem of een groot budget. Het begint bij bewustzijn. Waar gaat jouw tijd naartoe, wat kun je al met je bestaande software, en welke stap zet je als eerste?
Slim, simpel en zorgeloos: dat is wat HR-automatisering in de praktijk betekent.
👉 Webinar terugkijken: Van HR-chaos naar slimme HR-processen
Wil je alle inzichten, praktijkvoorbeelden en concrete tips nog een keer rustig bekijken? Kijk het webinar terug en ga morgen direct aan de slag.